Firma elettronica, ecco quando si può usare per le dichiarazioni fiscali

Una guida completa sulla firma elettronica, le differenze con la firma digitale e le sue svariate applicazioni, come ad esempio nelle dichiarazioni fiscali.

La firma digitale e la firma elettronica sono la stessa cosa?

No, la firma digitale e la firma elettronica non sono la stessa cosa, anche se spesso vengono utilizzate in modo intercambiabile. Esistono differenze importanti tra di loro:

• Firma Digitale: la firma digitale è una particolare declinazione della firma elettronica che utilizza tecniche di crittografia a chiave pubblica e privata per certificare un documento o un messaggio.
• Firma Elettronica: la firma elettronica è un termine generico che include qualsiasi metodo elettronico utilizzato per ottenere una firma su un documento. Quando si parla di firma elettronica si includono quindi: firme digitali, firme con una password, firma scansionate, l’utilizzo di PIN o biometria, ecc.

Firma elettronica: tutto quello che c’è da sapere

Quanti tipi di firme elettroniche esistono

Ecco alcuni esempi di firme elettroniche:

• Firma Elettronica Basata su Password: richiede all’utente di inserire una password o un PIN per autenticare un documento.
• Firma Elettronica Basata su Scansione: coinvolge la scansione di una firma manoscritta o di un documento firmato per l’inclusione in un file elettronico.
• Firma Elettronica Biometrica: utilizza dati biometrici, come impronte digitali o riconoscimento facciale, per l’autenticazione.
• Firma Elettronica Basata su Token: utilizza un dispositivo hardware (token) per generare una firma elettronica sicura.
• Firma Elettronica Avanzata (AdES): è un termine che copre diverse tecniche avanzate di firma elettronica, tra cui la firma digitale basata su certificati digitali.
• Firma Elettronica Remota: permette di firmare documenti in modo remoto, spesso utilizzando un servizio online o un’applicazione mobile.

La scelta del tipo di firma elettronica dipende dalle esigenze specifiche di autenticazione e sicurezza di un’applicazione.

Dove si può usare la firma elettronica

La firma elettronica ha una vasta gamma di applicazioni in vari settori ed è utilizzata per semplificare e accelerare numerosi processi che richiedono l’autenticazione di documenti o transazioni digitali. Ecco alcune delle principali aree in cui la firma elettronica trova impiego:

• Contratti: la firma elettronica consente alle parti di firmare contratti legali digitalmente, rendendo i processi contrattuali più efficienti.
• Documenti finanziari: Può essere utilizzata per la firma di documenti finanziari, come richieste di prestito, mutui, contratti di investimento e transazioni bancarie.
• Settore Immobiliare: le firme elettroniche vengono spesso utilizzate nell’acquisto e nella vendita di proprietà immobiliari, semplificando il processo di firma di documenti notarili.
• Documenti Legali: i documenti legali, come testi o documenti giuridici, possono essere firmati elettronicamente per essere presentati in tribunale o per altri scopi legali.
• Settore Sanitario: nei sistemi sanitari digitali, la firma elettronica è utilizzata per consentire ai pazienti di firmare consensi informati, forme di liberatoria e documenti medici.
• Risorse Umane: nelle pratiche aziendali, la firma elettronica semplifica la gestione dei documenti legati alle risorse umane, come contratti di assunzione e documenti fiscali.
• Approvazioni e Autorizzazioni: le organizzazioni utilizzano firme elettroniche per l’approvazione di documenti interni, come ordini d’acquisto, rapporti di spesa e richieste di congedo.
• Settore Assicurativo: le compagnie di assicurazione adottano firme elettroniche per la sottoscrizione di polizze, reclami e altri documenti correlati alle polizze.
• Trasferimenti di Proprietà Intellettuale: nell’ambito dei diritti d’autore e delle proprietà intellettuali, la firma elettronica può essere utilizzata per registrare o trasferire diritti digitali.
• Settore Governativo: le agenzie governative possono utilizzare firme elettroniche per semplificare i processi di richiesta di permessi, licenze e altro.
• Settore Educativo: le istituzioni educative possono impiegare firme elettroniche per la registrazione degli studenti, le autorizzazioni dei genitori e altre procedure amministrative.

La firma elettronica per le tue dichiarazioni fiscali, è possibile?

La recente Consulenza giuridica n. 1 del 30 agosto fornisce importanti chiarimenti in merito alla necessità di utilizzare una firma qualificata per la sottoscrizione e la conservazione delle dichiarazioni fiscali.

L’istante ha evidenziato che i contribuenti e i sostituti d’imposta sono tenuti a conservare le dichiarazioni debitamente sottoscritte e ha richiesto l’approvazione dell’Agenzia in merito al processo di sottoscrizione elettronica che intende adottare per consentire ai contribuenti di firmare il modello dichiarativo. Nello specifico, viene proposta l’utilizzo di una firma elettronica semplice, denominata anche debole o leggera, generata attraverso l’invio al contribuente firmatario di un messaggio di posta elettronica contenente un link per accedere ad una piattaforma web appositamente predisposta, accessibile tramite cloud computing, con successiva richiesta di inserire un codice OTP (One Time Password) ricevuto sul proprio telefono cellulare (smartphone).

Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate rigetta l’uso della firma semplice e desideriamo illustrare i motivi alla base di questa decisione.

L’Agenzia ha infatti precisato che, ai fini tributari, è esclusa qualsiasi procedura che preveda l’utilizzo di una firma elettronica “semplice”, ossia non qualificata, digitale o avanzata.

Secondo l’Agenzia, è fondamentale attenersi alle norme contenute nel Dpr 22 luglio 1998 n. 322, il quale stabilisce le modalità per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, dell’IVA, dell’IRAP e dei sostituti d’imposta.

Poiché le dichiarazioni rappresentano documenti di rilevanza fiscale, la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, compreso il rispetto del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, comunemente noto come Codice dell’amministrazione digitale o CAD, nel caso in cui tali documenti siano conservati in formato digitale.

I documenti informatici che hanno importanza ai fini tributari devono possedere delle caratteristiche fondamentali come l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità. È essenziale conservarli nel rispetto delle norme del Codice Civile, del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle altre disposizioni tributarie relative alla corretta gestione della contabilità.

La creazione di copie informatiche e di copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogiche, secondo le norme tributarie, deve seguire quanto stabilito dall’articolo 22, comma 3, del Dlgs n82/2005 ed essere completata con l’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di una firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle agenzie fiscali.

Dalla consulta dettagliata delle disposizioni normative fornite dell’Agenzia dell’Entrate emerge che in nessuna circostanza una firma elettronica “semplice” (non qualificata, digitale o avanzata) è considerata adeguata per garantire i requisiti che i documenti informatici, in particolare quelli di natura fiscale, devono possedere fin dalla loro creazione.

Di conseguenza, a meno che il legislatore non indichi espressamente il contrario, è necessario escludere l’utilizzo di qualsiasi procedura che preveda l’impiego di una firma elettronica “semplice” ai fini tributari, conformemente al decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998 e ad altre disposizioni applicabili.