Il cloud e l’archiviazione remota dei documenti
Negli ultimi tempi non si fa altro che parlare di cloud. Radio, Tv e giornali ci raccontano di quanto sia bello utilizzare questo servizio e cercano di convicerci che non possiamo vivere senza. Tutto questo è vero, non c’è ombra di dubbio, tuttavia nessuno ci ha ancora spiegato chiaramente di cosa si tratta e a cosa serve. Ebbene, il cloud che in inglese significa “nuvola” altro non è che uno spazio sul Web, gratuito o a pagamento, su cui memorizzare i nostri documenti. Vediamo di capire meglio cosa ci offre.
I vantaggi del cloud
- Ci permette di raggiungere i nostri file da qualunque dispositivo: computer, tablet, smartphone
- Ci mette a disposizione un backup (copia di sicurezza) dei nostri file
- Ci permette di condividere delle cartelle con i nostri colleghi di lavoro
- Facilita l’invio di file di grosse dimensioni, come i documenti da inviare al commercialista
Documenti sempre disponibili
I file memorizzati su una piattaforma cloud risiedono in realtà su speciali computer chiamati server. I server sono sempre collegati a internet e ci permettono di accedere ai nostri file da qualunque dispositivo. Se in una cartella abbiamo memorizzato le nostre fatture, possiamo aprirle, scaricarle e inviarle via mail sia che ci colleghiamo da un computer (Pc o Mac è indifferente), sia che lo facciamo attraverso un iPad, un tablet Android o uno smartphone.
La sicurezza prima di tutto
Un vantaggio inestimabile di questo sistema è la sicurezza. I sistemi di cloud permettono di avere sempre delle copie di backup dei nostri file. Se per caso si rompe il computer, i nostri dati salvati sul web rimarranno intatti. Per noi questo è vitale.
La condivisione dei documenti
Se abbiamo la necessità di condividere dei file con clienti o collaboratori, l’utilizzo di un sistema di questo tipo può facilitarci notevolmente la vita. Possiamo per esempio condividere delle cartelle con altre persone e modificare a turno un documento. Possiamo per esempio preparare un preventivo a quattro mani senza doverlo mandare avanti e indietro allegato a una email. Il nostro documento sarà sempre al sicuro nel nostro spazio web.
L’invio di allegati pesanti
Mandare dei documenti molto pesanti al commercialista o a un cliente può avere uno spiacevole risultato: i file non vengono consegnati quando la casella di posta del destinatario è troppo piena. Per non correre rischi di questo tipo possiamo inviare un link ai file che abbiamo all’interno del nostro spazio web e il gioco è fatto. Nella mail viaggerà un collegamento, non l’intero file che sarà sempre disponibile e scaricabile direttamente dal web.
Le soluzioni disponibili
In commercio esistono diverse applicazioni per gestire file in remoto: le più gettonate sono Dropbox, Google Drive e iCloud per gli utilizzatori di piattaforma Apple. Anche Microsoft ha una sua soluzione di Cloud che si chiama SkyDrive. Sul web esistono poi una miriade di aziende più piccole che offrono un servizio più o meno simile, ma il mercato è sostanzialmente in mano ai primi tre della lista.
