Fin dai suoi esordi, Gmail, la posta elettronica di Google, si è fatta apprezzare per la semplicità d’uso, la completezza degli strumenti e l’affidabilità. Oggi, dopo la decisione di Google di unificare lo spazio dei suoi servizi online, ne abbiamo parlato qui, usare Gmail è ancora più conveniente, dato che abbiamo ben 15 GB di spazio di archiviazione e tantissime funzioni utili per chi lavora ogni giorno con la posta elettronica. Molti di noi, forse, non conoscono o non usano gli strumenti avanzati, ed è un peccato poiché proprio queste funzioni rappresentano il vero punto di forza del programma. Ecco qualche consiglio su come usare Gmail ancora meglio di come già facciamo.
1 Elenco delle priorità
Una delle caratteristiche tipiche di Gmail è la sua capacità di capire quali sono i messaggi di posta più importanti. È il programma stesso a decidere in questo senso, “interpretando”, per così dire, il modo in cui lo usiamo. Di norma il sistema funziona piuttosto bene, ma a volte non è preciso come dovrebbe. Se Gmail commette un errore, magari segnalando come importante un messaggio che non lo è o viceversa, possiamointervenire. Segnaliamo manualmente quali sono le mail importanti o quelle trascurabili. Gmail terrà conto delle nostre indicazioni e reagirà di conseguenza.
Tutto questo funziona se abbiamo abilitato la funzione Email Prioritaria. Per farlo, dal menu delle opzioni, quello con la ruota dentata, scegliamo Impostazioni. Nella scheda Posta in arrivo selezioniamo Email Prioritaria dal menu Stile di casella di posta.
2 I colori delle stelle
Se usiamo già Gmail conosceremo bene la stella dorata, quella con la quale segnaliamo al programma i messaggi importanti. Ebbene la stella può assumere altri colori. Dal menu delle Impostazioni, nella scheda Generali, scorriamo la pagina in basso fino a trovare la sezione Stelle. Qui possiamo definire i colori in uso fino a un massimo di cinque.
Non si tratta, come potremmo pensare, di una semplice variante estetica. Al contrario, applicare una stella colorata ai messaggi è un sistema utilissimo per ritrovarli quando facciamo una ricerca. Tutte le email provenienti da un determinato cliente o contatto, per esempio, potrebbero avere una stella di un certo colore.
Per applicare una stella di un particolare colore a un messaggio basta fare clic sul simbolo della stella fino a quando non compare il colore desiderato.
3 Firma e risponditore
La scheda Generali del menu delle Impostazioni di Gmail contiene una quantità di elementi utili. Molte delle opzioni che troviamo qui sono particolarmente preziose per chi usa la posta elettronica come strumento di lavoro. Per esempio, la firma e il risponditore automatico.
La funzione Firma ci permette di definire il modo in cui concludiamo i messaggi. Una volta scritta nella casella del menu, viene aggiunta in calce a tutti i messaggi di posta in uscita, facendoci risparmiare tempo e fatica.
Il risponditore automatico, una volta attivato, consente invece di indicare un messaggio standard di risposta che viene inviato in nostra assenza, per esempio durante le vacanze o una chiusura forzata, a tutti i messaggi in arrivo.
4 Disconnessione da remoto
Per questioni di sicurezza, è sempre consigliabile effettuare il logout, e quindi uscire dall’account di posta, dopo avere svolto tutte le operazioni sui messaggi. Questo è particolarmente importante soprattutto quando controlliamo la posta su un computer aziendale, oppure da una macchina pubblica in un Internet Point. Per quanta attenzione possiamo metterci, però, la dimenticanza è sempre in agguato.
Se abbiamo aperto Gmail su un computer e abbiamo dimenticato di uscire dall’account, possiamo rimediare da qualsiasi altro dispositivo collegato a Internet. Entriamo nell’account di Gmail e scorriamo la pagina fino in fondo. Dove vediamo la scritta Ultima attività dell’account c’è un collegamento chiamato Dettagli. Apriamolo e vedremo una finestra con tutte le attività eseguite sull’account. Possiamo eseguire il logout da questa finestra.
5 Il laboratorio delle idee
Gmail è un programma in costante evoluzione. Google ha approntato una sezione specifica per le idee originali e per le funzioni un po’ strane create per sperimentare le possibilità del programma. Questa sezione è accessibile dal menu delle Impostazioni nella scheda Labs.
Il nostro consiglio è di non sottovalutare questa sezione e di dedicare qualche minuto, di tanto in tanto, alla sua consultazione. Tra le trovate disponibili ce ne sono alcune davvero preziose, come per esempio l’aggiunta di citazioni ai messaggi e una serie completissima di anteprime. La nostra preferita è “Annulla Invio”, che interrompe i messaggi partiti per errore. Una funzione che, a volte, può evitarci di fare pessime figure. È bene precisare che le funzioni che si trovano in questa sezione sono sperimentali, quindipotrebbero non funzionare sempre correttamente, facciamo attenzione!
